湖南省测绘地理信息学会档案管理制度

第一条 为加强学会档案管理，促进档案管理规范化，根据国家档案管理有关规定，制定本制度。

第二条 学会档案是指在业务开展和学会工作中形成的具有保存价值的各种文件材料。具体包括以下几类：

1.文书档案，包括各类文件、会计帐册、凭证；

2.实物档案，包括印章、题词、奖状、奖牌、证书、单位牌匾等；

3.声像档案，包括照片、录像（音）、业务数据、公务电子邮件、网页信息等；

4.其他档案。

其中，文书档案、声像档案包含传统载体档案和电子载体档案两种形式。传统载体档案与电子载体档案具有同等效力。

第三条 秘书处综合部负责档案的整理、立卷、建目、保管工作。应建立健全档案台账制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁、检查和处理等情况进行登记和统计。

第四条 秘书处在有关工作办结后，应将需要归档的文件、实物、声像予以整理，妥善保管。并由综合部确定1名兼职人员，负责归档档案统一编号，装订，保管。

第五条 形成的档案原则上不外借，确需外借的，应经秘书长同意。对已超过保管期限，或已失去保存价值的档案，经综合部研究、经秘书长批准，方可销毁。

第六条 本制度自印发之日起执行。